Rozliczanie faktur dla wielu firm i kont bankowych

Wiele firm na jednym koncie

Jedno konto RozliczTo może obsługiwać dowolną liczbę firm – każda ma własną nazwę, NIP i, opcjonalnie, własny token KSeF. Przełączanie między nimi odbywa się z poziomu jednego pulpitu, a dane firmy (nazwę, NIP, token) można w każdej chwili edytować lub usunąć wraz z powiązanym połączeniem KSeF, bez potrzeby kontaktu z pomocą techniczną. Limit planu dotyczy wyłącznie łącznej liczby rozliczeń miesięcznie na koncie, nie liczby obsługiwanych firm.

W praktyce oznacza to na przykład: biuro na planie Biuro (1 500 faktur/mc) obsługujące 50 firm, z których każda generuje średnio 30 faktur miesięcznie, wykorzystuje cały miesięczny limit – to typowy profil klienta tego planu. Księgowy solo z kilkunastoma klientami zwykle mieści się w planie Solo (400 faktur/mc), a biuro z ok. 80–120 klientami – w planie Biuro Pro (4 000 faktur/mc).

Status połączenia z KSeF widoczny dla każdej firmy

Przy kilkunastu obsługiwanych firmach łatwo stracić orientację, które połączenia z KSeF faktycznie działają. RozliczTo pokazuje status każdej firmy osobno: zielona kropka oznacza połączenie zweryfikowane na żywo w KSeF, żółta – token zapisany, ale jeszcze niezweryfikowany, a czerwona – odrzucenie przez KSeF wraz z przyczyną. Dzięki temu błędnie wklejony token widać od razu, zamiast dopiero przy pierwszej próbie pobrania faktur danego klienta.

Wiele kont bankowych

Liczba kont bankowych, które można podłączyć do rozliczania wyciągów bankowych, rośnie wraz z planem: 2 konta w planie Solo, 5 w Biuro, 6 w Biuro Pro i 10 w Biuro Max. Można wgrywać wyciągi z różnych banków – zarówno dla tej samej firmy, jak i dla różnych obsługiwanych firm – a silnik paruje przelewy z każdego konta z tą samą pulą faktur, więc nie trzeba ręcznie rozdzielać, z którego rachunku zapłacono daną fakturę.

Wiele walut

Silnik pilnuje waluty – płatność w euro nie zostanie powiązana z fakturą w złotych tylko dlatego, że kwoty wyglądają podobnie. Dzięki temu biuro obsługujące klientów rozliczających się częściowo w euro czy dolarach nie musi tego ręcznie kontrolować.

Certyfikat KSeF dla wielu klientów naraz

Dla biur obsługujących wielu klientów certyfikat KSeF (typu „uwierzytelnienie”, XAdES) identyfikuje całe biuro i – pod warunkiem że każdy klient nadał biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF – pozwala pobierać faktury wszystkich obsługiwanych firm jednym poświadczeniem, bez generowania osobnego tokena dla każdej z nich. Klucz prywatny certyfikatu jest szyfrowany w spoczynku i nigdy nie jest zwracany do przeglądarki.

Dane jednego klienta nie mieszają się z danymi innego

Obsługa wielu firm z jednego konta rodzi oczywiste pytanie o izolację danych. W RozliczTo każde żądanie jest sprawdzane po stronie serwera: konto widzi wyłącznie własne firmy, niezależnie od tego, co wyśle przeglądarka, a Row-Level Security w bazie blokuje publiczny klucz API przed odczytem cudzych danych – izolacja nie kończy się więc na interfejsie, gdzie wystarczyłoby przełączenie firmy w menu.

Różne formaty eksportu dla różnych klientów

Klienci tego samego biura rzadko korzystają z tego samego systemu księgowego. Każde uruchomienie daje osobny arkusz Excel, więc wynik jednego klienta nie miesza się z wynikiem innego.