Jak działa parowanie płatności z fakturami

Parowanie płatności z fakturami polega na automatycznym dopasowaniu każdej pozycji wyciągu bankowego do faktury, której dotyczy — bez ręcznego przeszukiwania listy faktur po tytule przelewu. Silnik RozliczTo robi to dla całego pliku wyciągu naraz, porównując cztery sygnały jednocześnie, i zwraca gotowy wynik z jawnie pokazaną pewnością każdego dopasowania.

Cztery sygnały, które sprawdza silnik

Dla każdej pary transakcja–faktura silnik sprawdza: numer faktury odnaleziony w tytule przelewu (nawet zniekształcony albo ukryty w dłuższym tekście), kontrahenta — czyli NIP, nazwę firmy lub numer rachunku bankowego, kwotę oraz datę. Żaden z tych sygnałów nie jest sprawdzany w oderwaniu od pozostałych — o wyniku decyduje to, ile z nich zgadza się jednocześnie.

Numer faktury i kontrahent są sygnałami tożsamości: potwierdzają, która faktura pasuje do przelewu. Kwota i data są sygnałami potwierdzającymi — same w sobie nie wskazują jednej konkretnej faktury (wiele faktur może mieć podobną kwotę), ale wzmacniają pewność, gdy występują razem z sygnałem tożsamości.

Dlaczego numer faktury bywa „ukryty” w tytule

W praktyce tytuły przelewów rzadko wyglądają jak czysty numer faktury. Typowe warianty, z którymi mierzy się silnik, to skrócone zapisy („FV 115/08” zamiast „FV/115/2026/08”), numer sklejony z innym tekstem („platnoscFV1152026zaFakture”), numer z literówką albo zamienionymi separatorami (kropka zamiast ukośnika), czy numer umieszczony w środku dłuższego opisu, a nie na początku tytułu. Rozpoznawanie tych wariantów, a nie tylko dokładnego dopasowania tekstu, jest tym, co odróżnia parowanie płatności z fakturami od prostego wyszukiwania tekstowego.

Jak liczba zgodnych sygnałów wpływa na wynik

Wynik każdego dopasowania jest oznaczany jako pewny, prawdopodobny lub do weryfikacji. Pewne dopasowanie zwykle wymaga co najmniej dwóch niezależnych, zgodnych sygnałów — na przykład numeru faktury i kontrahenta, albo numeru rachunku i kwoty. Prawdopodobne oznacza jeden silny sygnał bez drugiego potwierdzenia. Do weryfikacji trafia dopasowanie oparte wyłącznie na zbieżności kwoty, bez żadnego potwierdzenia kontrahenta.

Jest jeden celowy wyjątek: dokładna zgodność kwoty połączona z datą księgowania bliską dacie wystawienia faktury (do kilku dni) też daje wynik pewny, nawet bez potwierdzenia kontrahenta. To ustępstwo na płatności kartą, przelewy z marketplace’ów i przelewy między spółkami z tej samej grupy — sytuacje, w których numer faktury czy nazwa kontrahenta często w ogóle nie pojawiają się w tytule przelewu.

Ręczne księgowanie a automatyzacja

Przy ręcznym księgowaniu każdą pozycję wyciągu trzeba wyszukać wśród faktur osobno — sprawdzić tytuł przelewu, kontrahenta i kwotę, a przy rozbieżnościach cofnąć się do dokumentów źródłowych. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie na klienta zajmuje to godziny, a błędy — pominięta nadpłata, źle przypisana wpłata — są praktycznie nieuniknione.

Automatyczne rozliczanie robi dokładnie te same sprawdzenia, ale dla całego pliku wyciągu naraz i konsekwentnie dla każdej pozycji. Księgowemu zostaje tylko przegląd wyjątków — dopasowań „do weryfikacji” i anomalii — zamiast wykonywania całej pracy od zera.

Dwa przykłady — pewny i do weryfikacji

Przelew na kwotę 4920,00 zł z tytułem „FV/2026/08/0231 zaliczka” trafia na konto firmy X. W bazie faktur znajduje się faktura FV/2026/08/0231 na kwotę brutto 4920,00 zł, wystawiona kontrahentowi o tym samym numerze rachunku bankowego, jaki widnieje na przelewie. Dwa niezależne sygnały — numer faktury i zgodność numeru rachunku — potwierdzają się nawzajem, więc wynik otrzymuje status pewny i trafia do arkusza bez potrzeby ręcznej weryfikacji.

Dla kontrastu: przelew na tę samą kwotę, 4920,00 zł, ale z tytułem „za usługi — wg umowy” i bez numeru faktury, numeru rachunku kontrahenta ani bliskiej daty księgowania, nie ma z czym się jednoznacznie powiązać. Jeśli w bazie jest kilka faktur na zbliżoną kwotę, silnik nie zgaduje, która z nich pasuje — pokazuje najbliższego kandydata ze statusem do weryfikacji i zostawia decyzję księgowemu, zamiast automatycznie zatwierdzić dopasowanie oparte tylko na przypadkowej zgodności kwoty.

Co dzieje się z transakcją bez żadnego dopasowania

Nie każda pozycja wyciągu musi odpowiadać fakturze — zwykłe opłaty bankowe, przelewy wewnętrzne czy wynagrodzenia nie mają swojego odpowiednika w bazie faktur. Takie transakcje po prostu nie otrzymują dopasowania i trafiają na listę transakcji bankowych z odpowiednim statusem, zamiast zostać sztucznie przypisane do najbliższej kwotowo faktury. W eksporcie do Excela każda taka pozycja ma widoczną kolumnę statusu rozliczenia — „dopasowana” albo „niedopasowana” — więc widać ją bez przeszukiwania całego arkusza.

Podsumowanie

Parowanie płatności z fakturami w RozliczTo opiera się na czterech sygnałach (numer faktury, kontrahent, kwota, data), a nie na jednym dopasowaniu tekstowym w tytule przelewu. Im więcej niezależnych sygnałów się potwierdza, tym wyższa pewność wyniku — a gdy sygnałów jest za mało, system pokazuje to wprost zamiast zgadywać.

Automatyczne parowanie przelewów działa tak samo niezależnie od tego, czy faktury pochodzą z ręcznie wgranych plików PDF, czy zostały pobrane bezpośrednio z KSeF 2.0 — silnik nie rozróżnia źródła, tylko dane na dokumencie.